Gestion & pilotage

Sous-traitance d'une formation CPF : déclarer, encadrer, prouver la conformité

Par Jérémie Chiari · Publié le 29 septembre 2026 · 9 min de lecture

Un organisme qui sous-traite une formation financée par le CPF reste seul responsable devant la Caisse des Dépôts. Il déclare chaque année la part de son chiffre d'affaires sous-traitée et la liste de ses sous-traitants, ne peut pas faire sous-traiter à son tour la prestation, et doit s'assurer que le sous-traitant respecte les exigences du référentiel qualité.

Relu par Axel Joseph Auguste, cofondateur de LIDEO, spécialiste réglementaire et sécurité — profil. Relecture quotidienne après publication.

Ce que la sous-traitance CPF impose vraiment

Vous vendez une formation sur Mon Compte Formation, et c'est un autre organisme ou un formateur externe qui l'anime. C'est légal, courant, et parfaitement audité. Trois obligations se cumulent, et une quatrième s'est durcie avec la version 10 du référentiel national qualité.

La logique est simple : le titulaire du compte achète une formation à un organisme référencé, et cet organisme reste le seul responsable devant lui et devant le financeur. Sous-traiter déplace l'animation, jamais la responsabilité.

D'où vient cette exigence

Deux sources se superposent, et on les confond souvent.

La première est contractuelle. Pour vendre sur Mon Compte Formation, vous êtes référencé auprès de la Caisse des Dépôts et vous souscrivez à des conditions de référencement. Ce sont elles qui portent l'obligation de déclarer la part sous-traitée de votre activité, l'identité de vos sous-traitants, et l'interdiction de la cascade. Ces obligations ne relèvent pas du référentiel qualité : un organisme parfaitement certifié peut les ignorer et se retrouver en difficulté sur EDOF.

La seconde est réglementaire. Le référentiel national qualité, fixé par le décret du 1er août 2026, structure la certification Qualiopi autour de 33 indicateurs. L'un d'eux, l'indicateur 27, porte spécifiquement sur les sous-traitants et les formateurs externes. Sa rédaction a été renforcée : la conformité de l'intervenant doit maintenant être tracée dans le contrat de sous-traitance. Pour le calendrier d'application et la lecture d'ensemble du texte, nous avons détaillé les 33 indicateurs de la version 10 et publié un guide de lecture du référentiel.

Ce que l'indicateur 27 exige désormais

L'esprit de l'indicateur n'a pas changé : vous devez vous assurer que ceux qui forment à votre place respectent les mêmes exigences que vous. Ce qui change, c'est la forme de la preuve.

Vérifier avant de contracter

L'audit regarde ce que vous avez vérifié, et quand. Avant la première session, vous devez pouvoir montrer que vous avez collecté et examiné les éléments qui établissent la capacité du sous-traitant à intervenir : sa situation administrative, ses compétences sur le sujet précis de la formation, ses moyens pédagogiques, son assurance. Un échange de courriels daté vaut mieux qu'une conviction.

Écrire la conformité dans le contrat

C'est le point nouveau. Un contrat de sous-traitance qui ne parle que de prix, de dates et de volume horaire ne suffit plus. Le contrat doit porter l'engagement de conformité du sous-traitant aux exigences du référentiel, et les obligations concrètes qui en découlent. Autrement dit, la preuve n'est plus un dossier annexe : elle est dans le document que vous signez.

Suivre pendant l'exécution

Vérifier une fois ne suffit pas. Il faut une trace du suivi : recueil et exploitation des appréciations des stagiaires sur les sessions sous-traitées, traitement des réclamations, contrôle des documents de fin de session. Si vous avez un processus d'évaluation des intervenants, il doit couvrir les externes comme les internes.

Garder la preuve accessible

Un auditeur ne cherche pas longtemps. Un dossier par sous-traitant, avec le contrat signé, les pièces de vérification datées, les évaluations et les éventuels écarts traités : c'est la forme qui passe le plus vite. Le même dossier sert en cas de contrôle de la Caisse des Dépôts.

Ce que doit contenir une clause de sous-traitance conforme

Voici les éléments que nous faisons systématiquement figurer dans les contrats que nous relisons. Ils répondent à la fois aux conditions de référencement et à l'indicateur 27.

1. L'objet précis : quelle action, quel module, quelle part de la prestation est confiée. Une sous-traitance globale et indéterminée est difficile à défendre.
2. L'engagement de conformité au référentiel national qualité, avec l'obligation pour le sous-traitant de maintenir cette conformité pendant toute la durée du contrat et d'informer immédiatement en cas de changement.
3. La communication des pièces justificatives : attestation de certification s'il en a une, curriculum vitæ et preuves de compétence des intervenants, attestation d'assurance, situation administrative à jour, chacune avec une obligation d'actualisation.
4. L'interdiction expresse de la sous-traitance en cascade, sans exception, y compris pour le remplacement d'un formateur. Le remplacement doit passer par votre validation écrite.
5. Le respect du programme et des modalités vendues au titulaire : durée, objectifs, moyens, modalités d'évaluation. Ce que vous avez publié sur EDOF est ce qui doit être réalisé.
6. Les obligations de traçabilité : émargements, attestations, évaluations, remontée des informations dans les délais qui vous permettent de déclarer un service fait exact.
7. Le droit d'audit et de contrôle : vous pouvez demander des documents, assister à une session, et le sous-traitant s'engage à répondre à un contrôle du financeur qui vous concerne.
8. La protection des données et l'interdiction de tout démarchage direct du titulaire du compte. C'est une clause de bon sens qui évite beaucoup de dérives.
9. Les conséquences du manquement : suspension, résiliation, prise en charge des sommes que vous devriez rembourser du fait d'un manquement du sous-traitant.

Un contrat qui contient ces neuf points se relit en dix minutes en audit. C'est exactement l'objectif. Si vos contrats actuels sont des bons de commande, c'est le chantier à ouvrir avant votre prochain audit de surveillance, en lien avec votre préparation Qualiopi.

Y a-t-il un plafond de chiffre d'affaires sous-traité ?

C'est la question qui revient le plus, et nous préférons être nets : nous ne citons pas de seuil chiffré, parce que nous ne pouvons pas produire de texte officiel qui en fixe un de portée générale. Ce qui est documenté, c'est l'obligation de déclarer la part sous-traitée, pas une limite au-delà de laquelle elle serait interdite.

À notre lecture, l'enjeu est ailleurs. Une déclaration qui montre une part sous-traitée très élevée décrit un organisme qui vend beaucoup plus qu'il ne forme. Ce n'est pas illégal, mais c'est un signal, et un contrôle posera alors une question simple : quelle valeur ajoutée propre apportez-vous, et avec quels moyens ? Si la réponse est « aucune, je facture et je transmets », le modèle est fragile quel que soit le pourcentage. La sous-traitance doit rester un choix d'organisation, pas une façade.

Deux précautions complètent ce point. D'abord, ne raisonnez pas en pourcentage déclaratif au moment de remplir : tenez le suivi en continu, sur la base de vos factures, pour ne pas reconstituer un chiffre en fin d'exercice. Ensuite, vérifiez l'échéance et le format de la déclaration annoncés par la Caisse des Dépôts dans votre espace : ces modalités évoluent, et une déclaration hors délai est un manquement même quand les chiffres sont bons.

Ce qui ne change pas

La sous-traitance ne redistribue aucune de vos obligations envers le financeur et le titulaire.

• Vous restez l'organisme référencé : c'est vous qui inscrivez, suivez et déclarez le service fait sur EDOF.
• Les pièces justificatives d'un contrôle sont les vôtres. Si le sous-traitant ne vous transmet pas les émargements, c'est votre dossier qui est incomplet.
• La convention ou le contrat de formation, la publicité, le programme publié : tout reste à votre nom et sous votre responsabilité.
• Votre certification porte sur votre organisme et sur son périmètre déclaré. Sous-traiter n'étend pas votre périmètre à des domaines que vous ne maîtrisez pas.
• Le bilan pédagogique et financier continue de distinguer ce que vous réalisez de ce que vous achetez. Les chiffres déclarés doivent être cohérents entre le bilan, la comptabilité et la déclaration de part sous-traitée.

Le cas du formateur indépendant mérite une mention. Juridiquement, on peut être dans une prestation de service plutôt que dans une sous-traitance au sens strict. Pour le référentiel qualité, cela ne change presque rien : l'indicateur vise les intervenants externes, et vous devez donc vérifier, contractualiser et tracer de la même manière. Pour la déclaration comptable et la qualification du contrat, faites trancher la situation par votre expert-comptable.

Que faire selon votre situation

Les erreurs fréquentes

Confondre la déclaration annuelle et le référentiel. Beaucoup d'organismes sont irréprochables sur l'indicateur 27 et n'ont jamais déclaré leur part sous-traitée à la Caisse des Dépôts. Ce sont deux obligations distinctes, auprès de deux interlocuteurs différents.

Déclarer un volume sans nommer les sous-traitants. La liste fait partie de la déclaration. Une part sous-traitée annoncée sans identité derrière ne vaut pas déclaration.

Laisser le sous-traitant en contact direct avec le titulaire. Convocations, émargements, réponses aux questions : si le titulaire traite avec un nom qui n'est pas celui vendu sur EDOF, l'incohérence saute aux yeux lors d'un contrôle.

Accepter un remplacement de dernière minute sans trace. C'est la porte d'entrée de la cascade. Un formateur remplacé par « quelqu'un de son réseau » est un tiers non contractualisé qui intervient sur une action CPF.

Vérifier une fois, à la signature. Une attestation de certification expirée dans le dossier est une non-conformité facile à relever. Datez vos vérifications et fixez une échéance de mise à jour dans le contrat.

Sous-traiter un domaine hors de son périmètre de certification. Vendre une formation que l'on serait incapable de concevoir ou de contrôler soi-même, au seul motif qu'un partenaire sait la faire, expose sur plusieurs indicateurs à la fois.

En résumé

Sous-traiter une formation financée par le CPF reste possible, mais sous trois conditions cumulatives : déclarer chaque année la part de chiffre d'affaires sous-traitée et la liste des sous-traitants, ne jamais laisser la prestation descendre d'un cran supplémentaire, et prouver la conformité de l'intervenant. L'indicateur 27 de la version 10 du référentiel déplace cette preuve dans le contrat lui-même : un bon de commande ne suffit plus. Ne cherchez pas un plafond chiffré à ne pas dépasser, construisez plutôt un dossier par sous-traitant que vous pouvez ouvrir devant un auditeur sans le préparer.

Sources

1. ICPF — Qualiopi, CPF et sous-traitants
2. Légifrance — Décret n° 2026-728 du 1er août 2026 relatif au référentiel national qualité

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