Qualiopi

Audit Qualiopi : qui doit répondre à l'auditeur, le dirigeant ou son consultant ?

Par Jérémie Chiari · Publié le 3 octobre 2026 · 8 min de lecture

Lors d'un audit Qualiopi, l'auditeur doit rencontrer des personnes de l'organisme : le plan d'audit les nomme, et le ministère du Travail précise qu'il s'agit du personnel interne figurant sur l'organigramme. Un consultant ne peut donc pas répondre seul à la place de l'organisme. Le gouvernement a annoncé en juillet 2025 que la présence du dirigeant deviendrait obligatoire ; début octobre 2026, ce texte n'est pas publié.

Relu par Axel Joseph Auguste, cofondateur de LIDEO, spécialiste réglementaire et sécurité — profil. Relecture quotidienne après publication.

Qui l'auditeur doit-il rencontrer ?

Le jour de l'audit, l'auditeur ne vient pas valider un classeur. Il vient vérifier qu'un organisme applique ce qu'il a écrit, et il le fait en interrogeant les personnes qui y travaillent. La règle tient en une phrase : c'est le personnel de l'organisme qui répond, pas un tiers.

Quatre situations reviennent dans les questions que nous recevons. Voici ce que disent les textes pour chacune, à la date de cet article.

D'où vient la règle : trois textes, trois statuts

La confusion actuelle vient de ce que trois sources différentes circulent, et qu'elles n'ont pas la même valeur. Les distinguer évite de prendre une annonce pour une obligation, ou une obligation pour une rumeur.

Ce qui s'applique depuis le 1er septembre 2023

L'arrêté du 31 mai 2023 a modifié les modalités d'audit. Il prévoit que le certificateur transmet un plan d'audit à l'organisme, et que ce plan « détermine le périmètre de l'audit, les noms des personnes de l'organisme candidat à rencontrer ». Le même arrêté pose que l'audit initial se tient « dans les locaux de l'organisme candidat », sauf si celui-ci ne dispose pas de locaux dédiés.

Le ministère du Travail a précisé la lecture de ce texte dans ses questions-réponses sur la certification qualité, version 2 du 1er septembre 2023. À la question « La présence d'un personnel de l'organisme candidat est-elle obligatoire lors de l'audit ? », il répond : « Oui, le plan d'audit doit mentionner le nom des personnes de l'organisme candidat à rencontrer. On entend par personnel de l'organisme le personnel interne de l'organisme, figurant sur l'organigramme transmis à l'organisme certificateur. »

Ce document est une doctrine administrative : il explique comment l'administration lit l'arrêté, sans avoir lui-même la force d'un arrêté. C'est néanmoins la référence qu'utilisent les certificateurs. Un consultant qui se présente seul devant l'auditeur, au nom de l'organisme, sort de ce cadre.

Ce qui est annoncé depuis juillet 2025

Le plan qualité et lutte contre la fraude dans la formation professionnelle, présenté par le gouvernement en juillet 2025, va plus loin. Il annonce : « Les contrôles sur place seront systématisés et la présence du dirigeant de l'organisme de formation lors de l'audit sera obligatoire. Cela permettra de proscrire certaines pratiques actuelles où les conseils externes représentaient l'organisme dans les échanges avec l'auditeur, ne permettant pas de réellement apprécier l'appropriation par l'organisme de formation des attendus de Qualiopi. »

Le mot important est « appropriation ». L'objectif affiché n'est pas d'écarter les consultants de la préparation, mais de s'assurer que l'organisme comprend ce qu'il présente.

Le calendrier du plan plaçait le renforcement des modalités d'audit au second semestre 2025. Début octobre 2026, le texte qui doit rendre cette présence obligatoire n'est pas publié. Des orientations sont à l'étude ; un organisme certificateur qui les relaie indique lui-même qu'aucun texte officiel n'a été publié à ce stade. Elles évoquent la présence du dirigeant ou d'un salarié mandaté à l'audit initial, et un plan d'audit transmis au moins trente jours avant. Tant qu'elles ne sont pas publiées, ces orientations restent des projets : elles peuvent changer.

Ce que le décret du 1er août 2026 ne dit pas

Beaucoup d'articles rattachent la présence du dirigeant au décret n° 2026-728 du 1er août 2026 et à la date du 1er novembre 2026. C'est une erreur de lecture. Ce décret remplace la liste des indicateurs du référentiel national qualité, qui passe à 33 indicateurs. Il entre en vigueur le 1er novembre 2026.

Il ne contient aucune disposition sur le déroulement de l'audit, sur la présence du dirigeant ou sur le rôle des consultants. Ces sujets relèvent de l'arrêté sur les modalités d'audit, pas du décret sur le référentiel. À notre lecture, c'est donc un arrêté modificatif qu'il faut surveiller, et non une nouvelle version du décret.

Ce que ça change le jour de l'audit

L'auditeur interroge une pratique, pas un classeur

Un dossier de preuves bien rédigé ne suffit pas si la personne qui le présente ne peut pas l'expliquer. L'auditeur pose des questions ouvertes, demande à voir un exemple réel, puis remonte le fil : d'où vient ce document, qui le remplit, que se passe-t-il quand il révèle un problème.

Voici le type de questions qu'un dirigeant doit pouvoir traiter sans chercher ses mots. Ce sont des exemples, pas une liste officielle :

• Comment recueillez-vous le besoin d'un stagiaire avant son entrée en formation ?
• Montrez-moi une évaluation réalisée sur votre dernière session, et ce que vous en avez fait.
• Que se passe-t-il quand un stagiaire formule une réclamation ?
• Comment vérifiez-vous les compétences d'un formateur avant de lui confier une session ?

Aucune de ces questions ne se règle en tendant un document. Chacune demande de raconter ce que l'organisme fait réellement.

Un consultant peut-il être dans la pièce ?

Aucun texte publié n'interdit qu'un accompagnateur soit présent en plus du personnel de l'organisme, et certains certificateurs l'indiquent expressément dans la description de leur processus d'audit. D'autres sont plus restrictifs. La seule réponse fiable est celle de votre certificateur : demandez-la par écrit avant l'audit.

Deux précautions s'imposent. La première : même présent, un consultant ne répond pas à la place de l'organisme. La seconde : l'annonce de juillet 2025 vise précisément cette situation. Organiser son audit autour de la présence d'un tiers, c'est construire sur une pratique que les pouvoirs publics ont dit vouloir proscrire.

Ce qui ne change pas

Se faire accompagner reste permis, et utile. Rien, dans les textes publiés comme dans les orientations à l'étude, ne limite le recours à un cabinet pour construire le système qualité, rédiger les procédures, organiser les preuves et préparer l'entretien.

L'indépendance du certificateur ne bouge pas non plus : celui qui audite ne peut pas être celui qui a préparé le dossier. Nous l'expliquons dans notre guide pour choisir son organisme certificateur.

Le cycle reste le même : un audit initial, un audit de surveillance, puis un renouvellement au terme des trois ans. Seul le référentiel change au 1er novembre 2026.

Que faire, selon votre situation

Comment se préparer à répondre soi-même

La préparation tient en quatre étapes, dans cet ordre.

1. Relire le dossier indicateur par indicateur. Pour chacun, sachez dire en deux phrases ce que fait votre organisme, puis quelle preuve le montre.
2. Savoir où est chaque preuve. Un auditeur qui attend cinq minutes qu'on retrouve un document en conclut que le document ne sert pas.
3. S'entraîner à voix haute. Un audit blanc, avec quelqu'un qui joue l'auditeur, fait apparaître les indicateurs où vous récitez sans pouvoir expliquer.
4. Corriger avant le jour J. Ce que l'audit blanc révèle se corrige en quelques jours. Découvert en audit, cela devient une non-conformité.

C'est la méthode de notre accompagnement Qualiopi. Nous rédigeons le dossier, puis nous préparons le dirigeant : il parcourt l'audit indicateur par indicateur dans Skilzy, un logiciel édité par LIDEO LLC, puis passe un audit blanc avec son consultant. Le consultant n'assiste pas à l'audit. Le détail des coûts figure sur notre page budget Qualiopi.

Les erreurs fréquentes

Croire que tout change au 1er novembre 2026. Cette date concerne le référentiel. La présence de personnel de l'organisme est exigée depuis 2023, et l'obligation visant le dirigeant n'a pas encore de date.

Envoyer son consultant seul. C'est la situation que les textes en vigueur écartent déjà, et celle que l'annonce de 2025 vise nommément.

Découvrir son dossier le jour de l'audit. Un dossier rédigé par un tiers et jamais relu se voit à la première question ouverte.

Nommer dans le plan d'audit quelqu'un qui n'est pas sur l'organigramme. Le plan d'audit et l'organigramme transmis au certificateur doivent raconter la même organisation.

Attendre le texte pour se préparer. Qu'il paraisse dans un mois ou dans un an, la préparation est la même : savoir expliquer ce que fait son organisme.

En résumé

Depuis le 1er septembre 2023, l'auditeur Qualiopi rencontre le personnel de l'organisme, celui de son organigramme : un consultant ne peut pas répondre seul à sa place. Le gouvernement a annoncé en juillet 2025 que la présence du dirigeant deviendrait obligatoire, mais ce texte n'est pas publié début octobre 2026 et le décret du 1er août 2026 n'en dit rien. Dans tous les cas, la préparation utile est la même : connaître son dossier indicateur par indicateur et s'être entraîné à l'expliquer.

Sources

1. Légifrance — Arrêté du 31 mai 2023 portant diverses mesures en matière de certification qualité des organismes de formation
2. Gouvernement — Plan qualité et lutte contre la fraude dans la formation professionnelle, dossier de presse, juillet 2025
3. Légifrance — Décret n° 2026-728 du 1er août 2026 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences
4. Ministère du Travail — Questions-réponses sur la certification qualité, version 2 du 1er septembre 2023 (copie publiée par Certifopac)
5. Certifopac — Réforme Qualiopi : les orientations à l'étude

Partager : LinkedIn · WhatsApp · E-mail